אאא

"על משרד החינוך להפיק לקחים ממכלול הכשלים שעלו בדו"ח זה כדי שיוכל ליישמם בפרויקטים עתידיים של פיתוח מערכות ממוחשבות", כך כותב מבקר המדינה על מערכת התקצוב והבקרה החדשה של משרד החינוך למכינות הקדם אקדמיות.

45 מכינות הקדם-אקדמיות פרוסות ברחבי הארץ וקולטות 12,500 חיילים משוחררים. מימון התלמידים במכינות נחלק בין הקרן לקליטת החייל המשוחרר שבמשרד הביטחון, הוועדה לתכנון ותקצוב (ות"ת), משרד החינוך ומינהל הסטודנטים במשרד לקליטת העלייה. ב-2011 הקצו הגופים המממנים סך של כ-107 מיליון שקל למימון תלמידי המכינות. המכינות מחויבות למסור לגופים המממנים נתונים על המצב החברתי-כלכלי של התלמידים, וכן דיווחים נוספים על התלמידים על מנת לקבל מימון. באפריל 2011 הוחלפה המערכת הממוחשבת שבאמצעותה הועברו עד אז הנתונים והדיווחים במערכת ממוחשבת חדשה.

עיכובים בפיתוח המערכת והטמעתה

אף שכבר בסוף 2004 התעורר במשרד החינוך הצורך באפיון מערכת לניהול המכינות, רק ב-2009 התקשר המשרד עם ספק לפיתוח המערכת. המערכת הייתה אמורה להתחיל לפעול ב-2011, וכך לפי המבקר משרד החינוך היה נתון ללוח זמנים קצר ועמוס. לכן לפרויקט הפיתוח של המערכת לא הוקמה ועדת היגוי כנדרש בנוהל פיתוח של משרדי הממשלה, והובלתו נותרה בידי משרד החינוך בלי שהגורמים האחרים - הקרן, ות"ת ונציגות המכינות - היו שותפים בפיתוח המערכת. כמו כן לא בוצע פיילוט מלא למערכת כמתוכנן.

מנהלי המכינות ציינו בפני משרד החינוך בסוף 2011 על ליקויים בפיתוח הממשקים בין המערכת הישנה למערכת החדשה. משרד החינוך בחר להפעיל את המערכת עוד בטרם פותחו הממשקים בין המערכת הקודמת למערכת החדשה ובינה לבין מערכות מחשוב אחרות. במצב זה לא יכלו המכינות להעביר את הנתונים והדיווחים הנדרשים מהן לצורך קביעת זכאות תלמידיהן למלגות לימודים ומלגות קיום בלי להידרש להקלדה כפולה. בשל קשיים בהפעלת המערכת החדשה, ומתוך חשש לעיכובים בהעברת מלגות הקיום לתלמידים ובהעברת תשלומי שכר הלימוד מהגופים המממנים למכינות, נאלצו המכינות להשקיע משאבי זמן, כסף וכוח אדם בפתרונות חלופיים כדי להמשיך ולתפעל כהלכה את המכינות ואת מערך התשלומים.

עד מועד סיום הביקורת, יותר משנה לאחר שהופעלה המערכת החדשה, טרם הושלם פיתוחם של כמה מהממשקים, וגם לא נקבע מועד להשלמתם.

מחיקה של 14 מיליון שקל מתקציב הקרן

בשל הבעיות במערכת החדשה, מכינות רבות לא הצליחו להנפיק חשבוניות שכר לימוד למשרד הביטחון במהלך 2011 וזה הביא למחיקת כ-14 מיליון שקל מתקציב הקרן לסיוע נוסף שהיו אמורים להתווסף לתקציב 2012 לצורך סיוע לחיילים משוחררים.

המבקר כותב כי "לאי-ניצול תקציבי זה יש השפעות ארוכות טווח, ופירושו הקטנת תקציב הקרן לסיוע נוסף ופגיעה בזכויות חיילים משוחררים המגיעים ממעמד חברתי-כלכלי נמוך".

למעשה, משרד החינוך וות"ת אינם מתבססים על נתוני המערכת החדשה לצורך תשלום שכר הלימוד למכינות, אלא על דו"ח תשלומים שמפיקה מינהלת הפרויקט ידנית, שאינו כולל פירוט של רשימת התלמידים שבגינם נדרש התשלום. המבקר כותב כי "העובדה שקובצי דרישות התשלום למשרד החינוך ולוות"ת אינם מופקים באופן ממוחשב אלא באופן ידני מלמדת שיש בה ליקוי של ממש, שכן היא נועדה לשמש נדבך מרכזי בתחום התקצוב והבקרה. דרך עבודה זו פותחת פתח לטעויות בחישוב.

תגובת משרד החינוך: משרד החינוך בשיתוף עם הגורמים הרלוונטיים, פועל למיפוי המערכת, איתור פערים ותיקונם, על מנת לוודא שהמערכת תיתן מענה מיטבי ותשמש כלי בקרה מהימן. בנוסף, פועל המשרד לעדכן את נהלי העבודה.