אאא

לפעמים העומס גורם לנו מיד להתחיל לעשות דברים, העיקר למחוק שורה נוספת ברשימת המטלות. אבל בתחילת כל יום עבודה מומלץ מאוד להקדיש כמה דקות לתכנון מחודש ובדיקת סדר העדיפויות. לעיתים קרובות מה שסומן כחשוב ביותר בערב, כבר לא נראה כך בבוקר, ולהפך. בדיקה מסודרת תעזור גם לגלות דברים שהספקנו לשכוח עליהם, ופגישות שלא הספקנו להתכונן אליהם. כשמגלים דברים כאלה מוקדם בבוקר, יש הרבה יותר סיכוי לטפל בהם ללא נזקים, מאשר במצב בו ה"תזכורת" מגיע כבר מהבוס הזועם.

בוקר הוא זמן טוב לא רק לתכנון, אלא גם לעשיה. לכן די לא מומלץ לקבוע ישיבות לשעות הבוקר. האנשים מתיישבים לדון בדברים עם כוס קפה ביד ולאט-לאט מושכים את הזמן בדיונים עד שעות הצהריים. בצהריים הם יוצאים להפסקה, אחר הצהריים נחים ומנמנמים מול המחשב, ואז פתאום מגלים שיום העבודה נגמר וחוץ מלדבר על חשיבות העבודה הם לא הספיקו כלום. התיאור הזה אומנם מוגזם, אבל הקדשת שעות הבוקר לשיחות ודיונים לרוב לא תורמת ליעילות העבודה. בוקר הוא זמן לעשות דברים. ולדבר עליהם כדאי דווקא בשעות אחר הצהריים כשרוב האנשים כבר מרגישים עייפים מדי לעבודה מאומצת.

אם בין הדברים שצריך לעשות באותו יום יש גם דבר מציק במיוחד, כמו שיחת טלפון לא נעימה או הכנת מסמך מורכב, כדאי מאוד להתחיל את היום דווקא מהמשימה הזאת. ראשית, עצם דחיית המשימה פוגע במצב הרוח וגורם לייסורי מצפון. שנית, המשימה הלא נעימה כל הזמן נשארת ברקע וגורמת למחשבות והרהורים מיותרים. כלומר, אנחנו סובלים לא רק מהמשימה עצמה ולא רק בזמן ביצועה, אלא גם במשך כל זמן ההמתנה אליה. וככל שההמתנה שאנחנו גוזרים על עצמנו ארוכה יותר, כך בעצם הסבל שלנו גדול יותר. ומאידך, אם אנחנו מצליחים כבר בשעות הבוקר להיפטר ממשהו שהעיק עלינו כבר כמה ימים, מצב הרוח שלנו משתפר ויעילות העבודה גוברת.

אך בכלל הזה יש גם יוצא מן הכלל. אם המשימה הבעייתית היא שיחה קשה עם אחד מהעובדים במשרד, זו לא משימה שכדאי לפתוח בה את הבוקר. גם אם בסופו של דבר תשכנעו את עמיתכם או תפתרו את הסכסוך לטובתכם, עצם הוויכוח הלא נעים במקום העבודה יפריע מאוד ולהמשיך את היום כסדרו. שיחות לא נעימות עם עמיתים ומנהלים כדאי לקיים דווקא לקראת סוף היום כדי לתת לכל המשתתפים הזדמנות ללכת הביתה, להירגע ולא להמשיך במריבות ביום למחרת.

בוקר נשאר בוקר גם במשרד, לכן במרוץ אחרי היעילות חשוב לא לשכוח על שגרת הבוקר הבריאה. ושגרה כזאת חייבת לכלול ארוחת בוקר משביעה, עדיף ארוחה בריאה שכוללת חלבונים ולא רק פחמימות בצורת ממתקים וקרואסונים. שגרה כזאת כוללת גם חיוך ושיחה קצרה עם אנשים במסדרון, ואולי אפילו קריאת חדשות. כל מה שעוזר להתחיל את הבוקר במצב רוח טוב ראוי להיכנס לשגרת הבוקר. חשוב רק ששיחה קצרה לא תהפוך לפטפוט של שעות, וקריאת החדשות לא תגמר בגלישה אינסופית באינטרנט.