למרות אלפי ספרים בנושאי ניהול הזמן, אין עדיין שיטה אחת ויחידה שתעזור לכולנו לתמרן ביעילות בין העבודה, המשימות השוטפות, טיפול בילדים ועניינים אישיים. ועוד בלי לשכוח, לאחר ולהתעייף. אבל כל השיטות מסכימות בדבר אחד: עלינו ליצור יחסים טובים עם היומן.

רבות מאתנו רואות ביומן מפקד קשוח ואכזרי שרודף אחרינו כל היום וצועק כמה דברים עוד נותר לנו לעשות. אז מה הפלא שעם הזמן, אנו מפתחות נטייה להתעלם מהנודניק הזה, לשכוח אותו בכל מני מקומות, לשפוך עליו קפה ולהביע את שנאתנו בדרכים שונות ומשונות? בפועל, יומן יכול להיות החבר הכי טוב שלנו. הדבר הראשון שעלינו לשקם במערכת היחסים הבעייתית הזאת הוא אמון.

אם החברה שלך הייתה קובעת לך מדי יום פגישה ובסוף לא הייתה מגיעה אליה, איך היית מתייחסת אליה? בעצם, זה מה שקורה כשאנחנו קובעים לעצמנו משימות שאנחנו לא יכולים או לא מספיקים להשלים. ואם החברה הזאת הייתה מתקשרת אלייך, מתנצלת ומעבירה את הפגישה ליום אחר? סביר להניח שגם אם לא היית מאושרת מדי, לפחות לא היית מרגישה עצבנית ומאוכזבת. לכן לכל משימה ביומן חייב להיות סוף כלשהו.

אנחנו רגילות לשאוף למחוק את המשימה שהשלמנו, אך מטבע הדברים אנחנו מצליחות לסיים רק חלק קטן מהמתוכנן. אל תשאירי משימות תלויות באוויר, כלומר בין דפי היומן. כל פעם שתסתכלי עליהן תרגישי אשמה וחסרת אחריות. לעומת זאת, אם ליד כל משימה תסמני מה עשית בנדון תרגישי שהשליטה על סדר היום שלך אכן נמצאת בידייך.

הקטגוריות המקובלות הן:

  • עשית את זה
  • דחית את זה ליום אחר
  • התחלת לטפל בעניין
  • העברת את הטיפול למישהו אחר

אגב, כשתתחילי לסמן בצורה כזאת את המשימות ביומן, סביר להניח שתגלי פה ושם דברים שלא נופלים תחת אף אחת מהקטגוריות הללו. כעבור זמן מה, תראי גם משימות שבמשך תקופה ארוכה מדי מסומנות כ"נדחות". בעצם, הראשונות הם הדברים שאין לך מושג איך להתחיל לטפל בהם. והמשימות שנדחות לנצח אלה הדברים שאת ממש, אבל ממש לא רוצה לטפל בהם.

בשני המקרים האלה, השאלה הראשונה שחייבים לשאול היא האם אכן יש צורך קיומי לעשות את הדבר הזה? רמז: אם המשימה כבר שנה מטיילת בין דפי היומן וחייך לא נפגעו מהעובדה שלא עשית את זה, כנראה שהם גם לא ייפגעו מזה שתפסיקי לכתוב לעצמך מדי יום "ללמוד סינית" או "להתקשר לדודה ברכה המעצבנת".

אם במשך תקופה ארוכה ייסורי המצפון לא גרמו לך לבצע את המשימה, ככל הנראה הגיע הזמן פשוט לוותר עליה. אבל אם אחרי דיון נוקב עם עצמך, בכל זאת הגעת למסקנה שאת כן רוצה לעשות את הדבר המעיק הזה, תבדקי האם את יודעת מה השלבים בביצוע המשימה. וכבר ביום למחרת תכתבי לא "ללמוד סינית", אלא "להתקשר לשגרירות ולשאול איפה מתקיימים הקורסים" ו"להירשם לקורס הקרוב".