אני מודה ומתוודה: שנים רבות הייתי עיוור בכל הקשור לתחום ההכנה. אני מתכוון לכל סוגי ההכנה: הכנה לקראת פגישה, הכנה לקראת פרויקט שהתחלתי לעסוק בו, הכנה לקראת נסיעה. יש באמתחתי דוגמאות רבות לכך שהתוצאה תמיד הייתה עגומה: אל הפגישות הגעתי לא מוכן, ובדרך כלל גם מאוחר (העובדה שלא התכוננתי השליכה גם על איחור בזמן היציאה שלי). נטלתי על עצמי פרויקטים מבלי שהייתי מודע למורכבותם או לקשיים הצפויים במהלך הדרך עליהם הייתי יכול לדעת מראש אילו רק הרמתי שיחת טלפון או שתיים. הפסדתי המון.
נתי הגיע אלי לפגישת אימון לקראת פתיחת עסק. הוא ביקש לפתוח חומוסיה בעירו. נתי היה חדור באמונה עצמית כי יוכל לעשות קופה נאה מהעסק העתידי, והוא אפילו הסביר למה. תפקידי כמאמן, בין היתר, הוא להביא את המתאמן למִקסום ומימוש יכולותיו, שבעזרתן יוכל להגשים חלומותיו. אך עליו לוודא קודם שלחלומות יש בסיס מוצק. האסון הוא כשמציבים שתי רגליים על החלום והוא קורס.
ביקשתי ממנו אפוא שלקראת הפגישה הבאה ינסה לספק נתונים משוערים: כמה כסף יצטרך להשקיע בשיפוץ מקום, הכנתו, קניית ריהוט, תאורה ועיצוב. דמי שכירות, ארנונה, וכמובן פרסום. נוסף לכך, ביקשתי שיברר כמה עסקים דומים נפתחו בעשר השנים האחרונות באזור, וכמה מהם שרדו יותר משלוש שנים. שלחתי אותו גם להתייעץ עם כמה אנשים שפתחו עסקים דומים ולברר במה זה כרוך מבחינת מאמץ, בריאות וכוחות גוף ונפש. מה עליו לדעת וללמוד בתחום ניהול עסק (מלבד בנושא תיבול החומוס), ובדיקה נוספת מה העבודה תגבה ממנו בתחום הזוגי וההורי, שכן עסק כזה נשאר פתוח בדרך כלל עד חצות, ויש לכך השלכות.
לשבחו של נתי ייאמר, כי כעבור שבועיים חזר אלי עם ניירות ובהם תשובות מפורטות לרוב השאלות שביקשתי לברר. לא אפרט כאן אם נתי פתח בסוף את העסק או לא, אבל כאשר החזיק בידיו את התשובות, הוא ידע טוב יותר לקראת מה הוא הולך. הוא תמצת את משימת גיוס המידע במשפט אחד: "מזל שבדקתי מראש ועשיתי 'שיעורי בית', אחרת הייתי נופל כבר בהתחלה".
נפילה מעין זו, היא לא רק כספית, אלא גם מוראלית ותדמיתית. אדם שפותח עסק בששון ונופל, יקח זמן רב עד שיתאושש כדי להתחיל 'להרים' את עצמו מחדש.
כך מתכוננים לפגישה עסקית
הכנה נכונה מהווה מפתח לכל הצלחה. לא כדאי לחכות רק למזל הטוב: הכנה לקראת לימודים, לקראת טיפול רפואי, לקראת פגישת שידוך ובטרם כל מאורע חשוב אחר, תאפשר התמודדות והתנהלות טובים ונכונים יותר לקראת הצלחה.
בעולם העסקים ניתנת לכך חשיבות עליונה. לקראת כל עסק, יש חשיבות בהכנה מקצועית באמצעות השגת מידע מקסימאלי על הצד השני במשא ומתן, הכרת מעלותיו וחולשותיו, בדיקה מוקדמת של השטח, היסטוריה עסקית. שיחה עם אנשים שרקמו בעבר עסקים עם אותו גוף יכולה להוסיף רבות. המידע הזה מעניק כוח רב ויתרון משמעותי על הצד השני.
הכנה למפגש עסקי, ולא רק, היא גם באמצעות הגדרת מטרות וסימון יעדים ברורים, לצד התוויית דברים שמוכנים לוותר עליהם ועד כמה. חשוב להכין נושאי שיחה ומסר מרכזי. ללא הגדרה מראש של מטרות ויעדים ברורים, לא תמיד אפשר יהיה לבחון בסיום האם הושגה תוצאה רצויה, האם בשורה התחתונה יש הצלחה או כשלון. תשאלו את אנשי העסקים הגדולים ביותר שמעסיקים צוותי בדיקה רחבים ומעמיקים לקראת כל משא ומתן משמעותי.
מוכנים?
הכנה נכונה מהווה מפתח להצלחה גם לקראת פגישה. אדם המגיע לפגישות, בהול ונושף, לפעמים ברגע האחרון ולפעמים גם עשר דקות אחרי הזמן הרשמי, וכמובן, חסר מוכנות, יבין בשלב מסוים ש"השיטה" הזו גומרת אותו (וגם את מיכל הדלק שלו). האמינות שלו, כמו גם הרצינות שיבקש לשדר, עלולה להיפגע. על אדם כזה, לתפוס את עצמו בידיים ולהתחיל להתכונן ברצינות לקראת כל פגישה עד לפרטים הקטנים. לבדוק מראש: מי האיש עמו הוא הולך להיפגש, מה הוא אוהב ומהן החולשות שלו, להקפיד להגיע למשרדו עשר דקות קודם, לנוח, ואפילו לשתות מים קרים. בינתיים, יוכל להתבונן סביבו וללמוד עוד פרטים על האיש והעסק שלו. וכשיכנס למקום המפגש, יהיה לגמרי ערוך ומוכן.
הכנה נכונה היא מילת המפתח להצלחה. נקודה.
גם המרגלים שנשלחו לתור את הארץ, היוו סוג של הכנה לקראת מלחמת הכיבוש. לא בכדי יהודי אומר בכל יום לפני קיום מצווה "הנני מוכן ומזומן". אי אפשר לגשת למצווה סתם כך ללא הכנה מוקדמת. לכן גם חסידים הראשונים היו שוהים שעה אחת לפני כל תפילה, פשוט כדי להתכונן אליה.
מנחם זיגלבוים הינו מאמן אישי, סופר ומרצה eimunmz@gmail.com