כמעט בכל המקרים, לבעל העסק יש הבנה מצוינת של תחום עיסוקו. יחד עם זאת, כאשר הדברים מגיעים אל ניהול העסק על כלל היבטים, התמונה פחות טובה. למעשה, אין זה נדיר שבעסקים הסובלים מהאטה, משבר או פשוט אי מיצוי הפוטנציאל הכלכלי, אחת הבעיות העיקריות היא ניהול לא מסודר ולא נכון. אבל גם אם העסק במצב טוב, ניהול נכון וטוב יותר עשוי להביאו לשיפור משמעותי של הרווחיות והמחזור. לכן, ההמלצות הבאות לניהול נכונות לכל העסקים, מכל תחומי והיקפי הפעילות.
קודם כל – לעשות סדר בניהול הכלכלי
לא פעם, בעלי עסקים מחזיקים בידע מקיף ומעמיק בהיבטים המקצועיים, אך אינם בעלי הבנה מספקת בפן הכלכלי. אז קודם כל, חשוב להפנים שניהול נכון של עסק עובר ישירות דרך הפן הפיננסי. כלומר, בעל העסק חייב לדעת בכל עת היכן הוא עומד מבחינת הרווחים, ההכנסות וההוצאות, ההתחייבויות בגין החזרי הלוואות, התחייבויות לספקים, מהם המוצרים היותר והפחות רווחיים, מהיכן מגיעים הפסדים, וכיוצא בזאת.
בניגוד למה שסבורים רבים מבעלי העסקים, את התשובות לסוגיות הללו לא מקבלים מהדוחות של רואה החשבון. אין ספק כי דוח הרווח וההפסד של רואה החשבון מציג נתונים חשובים, ואף ניתן לגזור מהם מספר מסקנות, אך בשורה התחתונה – רואה החשבון אינו יועץ עסקי או יועץ כלכלי. הוא אינו אמון על ניהול פיננסי תקין של העסק, ואף אינו בעל הכשרה מתאימה לכך. הדוחות שלו אינם יכולים לשקף את המצב הפיננסי הנוכחי לאשורו, שכן הם אינם כוללים את מכלול ההתחייבויות של העסק, וממילא עוסקים בתקופה ממושכת של כמה חודשים לאחור.
לפיכך, אם לבעל העסק אין הבנה פיננסית מספיקה, או שאינו מנהל את הפן הכלכלי היטב מסיבה אחרת (כמו היעדר זמן ותעדוף משימות שגוי), הרי שיש צורך לפעול לשינוי מהיר של המצב. לשם כך, ניתן לפנות אל יועץ עסקי בעל השכלה כלכלית מקיפה, שיעבור על מכלול ההיבטים הפיננסיים בעסק, יציג את התמונה המלאה באופן מקצועי ואובייקטיבי, יספק המלצות ותובנות לשיפור, יציג בעיות ודרכי פתרון, ובמידת הצורך גם יבנה דוחות כלכליים ברורים ומבנים, הנותנים מענה לכלל הנושאים שהוצגו לעיל.
יתר על כן, היועץ העסקי יספק כלים חשובים להתנהלות כלכלית נכונה. קודם כל, על ידי הסברים ברורים בגובה העיניים לגבי הנתונים בדוחות של רואה החשבון (ובדוחות פרטניים שבנה היועץ העסקי), שיקנו לבעל העסק הבנה הרבה יותר טובה. שנית, באמצעות כלים כמו דוח תזרים מזומנים, אשר היועץ העסקי יסביר כיצד בונים ומעדכנים אותו ברמה היומית. מדובר בדוח המציג את יתרת חשבון העסק בבנק למספר חודשים קדימה, ובכך הוא מאפשר לעדכן את הבנק לגבי חריגות צפויות, להגביר מוטיבציה להתייעלות בהוצאות ולהגדלת מכירות, להימנע מטעויות קשות כמו הערכת חסר בהוצאות והערכת יתר בהכנסות, ועוד.
במילים אחרות, היועץ העסקי עושה סדר בפן הפיננסי, נותן פתרונות לבעיות והמלצות לניצול הזדמנויות, ומעניק לבעל העסק כלים חשובים לניהול פיננסי נכון, שעוד ישרתו אותו לשנים רבות קדימה. מדובר בתהליך שאינו ממושך אך בעל השפעות חיוביות מהותיות, כגון היכולת לבנות תקציב מתאים לעסק, קבלת החלטות נכונות בשוטף על העלאת משכורות, הורדת מחירים, השקעה בפרסום וכדומה.
נדבך חשוב לניהול העסק – תוכנית עסקית
תוכנית עסקית היא מרכיב חשוב ביותר בניהול העסק, ואין זה משנה מהו תחום או היקף הפעילות. בתמצית, התוכנית העסקית נותנת תחזית מפורטת של ההכנסות וההוצאות בעסק מדי חודש לשנה או השנתיים הבאות. בין היתר, היא מתייחסת לעלויות פיתוח וייצור של מוצרים, לרבות משכורות של עובדים, כוח אדם לייצור, הוצאות חשמל, אחסון, הובלה והפצה, הוצאות ייבוא של חלקים לייצור, וכדומה. כמו כן, התוכנית העסקית מתייחסת אל תמחור המוצרים על פי שולי הרווח המקובלים בתעשייה, הוצאות ייצור ותפעול, שאיפות הרווח של בעל העסק, ועוד.
בנוסף, התוכנית העסקית מתייחסת אל המתחרים העיקריים על הצלחותיהם ובעיותיהם, רמת הרוויה או הביקוש בתחום, אסטרטגיות עסקיות שעובדות טוב יותר ופחות, וגם אל הוצאות התפעול של העסק על כלל מרכיביהן. התוכנית העסקית תתייחס גם אל מקורות המימון של העסק, היעדים, סניפים נוספים שעתידי לקום, ההנהלה והעץ הארגוני, ועוד הרשימה ארוכה.
חשוב להדגיש כי תוכנית עסקית אינה בגדר מותרות, ואינה חיונית רק לעסקים גדולים או לעסקים המצויים במשבר. זוהי תוכנית עבודה בסיסית שממנה נגזרים, למשל, יעדי המכירה ותקציב ההוצאות בכל סעיף. היא מהווה יסוד להתנהלות מקצועית ונכונה בכל התחומים, רבות ביישום האסטרטגיה העסקית והשיווקית, וכן מהפן הפיננסי. התוכנית העסקית מלווה את בעל העסק לאורך תקופה ממושכת, נותנת פתרונות לבעיות קיימות, מתווה את הדרכים לשיפור הדרגתי, ומאפשרת לשמור על קו נכון וידוע גם אל מול שינויים בענף ובמשק. זאת, בניגוד להתנהלות השכיחה במחוזותינו, המבוססת יותר על 'בערך' ועל כיבוי שריפות מאשר על דרך סלולה וברורה.
עם זאת, ראוי להדגיש כי בניית התוכנית העסקית חייבת להיות מבוצעת בצורה מקצועית ומפורטת, וזוהי משימה שאיננה פשוטה עבור מרבית בעלי העסקים. לא רק בשל ההיקשרות הרגשית לעסק והנטייה להסתכלות חיובית ואופטימית מדי על הווה והעתיד, אלא גם כי נדרשות לא מעט תחזיות פיננסיות מושכלות המצריכות ידע מעמיק וניסיון רב. לכן, גם לבניית התוכנית העסקית חשוב להסתייע בשירותיו של יועץ עסקי, המכיר היטב את התחום בו העסק פועל, ושכבר כתב מאות תוכניות עסקיות בעבר.
ניהול אפקטיבי של העסק והעובדים
נקודה מהותית שלישית לניהול נכון של העסק, הוא כל הקשור בניהול העובדים ולמעשה גם בניהול העצמי של בעל העסק. כאשר מסתכלים על מנהלים מצליחים, רואים שהצלחתם נובעת בראש ובראשונה מיכולות ניהול עצמי מצוינות, כגון יכולת ורצון לקחת אחריות, ניהול מנטאלי-רגשי מצוין, יכולת לקבל החלטות באופן אובייקטיבי ומושכל, יכול לנהל את הזמן בצורה אפקטיבית, וכדומה. אלו יכולות שחשוב ואפשר ללמוד ממי שיודע אותן, וכאן שוב נכנס לתמונה היועץ העסקי. הכלים של היועץ העסקי, המבוססים על ניסיון רב שנים מהשטח, מקדמים את בעל העסק ו/או המנהלים הרלוונטיים ברמה המקצועית והאישית כאחת, ומתבטאים בשיפור בהיבטים רבים של העסק.
בין היתר, היועץ העסקי יכול לספק כלים לזיהוי ותעדוף משימות נדרשות, מתן דוגמא אישית והובלה, יכולות ניהול רכות מול אסרטיביות, מתן תמריצים לעובדי המכירות, בניית אמצעי מדידה וניטור לעובדי הייצור, בניית מוטיבציה חזקה, וכן בכל הקשור לכישורי השיווק והמכירה של המנהל או בעל העסק עצמו. לכלים אלו ונוספים תהיה השפעה מהותית על המורל בעסק, על השירות הניתן ללקוחות, על מיצוי פוטנציאל המכירות, על טיב שיתופי הפעולה העסקיים, על החיסכון בזמן ומניעת בזבוז משאבים, על קידום עובדים ראויים, ועוד. בשורה התחתונה, הכלים הללו שעוד ילוו את המנהל/בעל העסק לשנים רבות, יתמכו בהגדלת הרווחיות ואף המחזור של עסק, תוך שיפור האווירה הכללית במקום.
0 תגובות