הסוד של ניהול הזמן: פשוט לומר "לא"

או למשל, כלל פרטו המפורסם שאומר כי 20% מהמאמץ מביא ל-80% מהתוצאות. מה זה אומר בעצם? שעלינו לומר "לא" ל-80% מהמשימות הלא חשובות וסוגים שונים של בזבוז זמן.,בספרי הדרכה זה נראה פשוט מאוד. תרשמו את כל הדברים שעליכם לעשות. סמנו את הדברים החשובים באמת ותמחקו את כל שאר הדברים, שבכל מקרה לא יהיה לכם מספיק זמן כדי לעשות אותם. אבל בפועל זה כמובן לא עובד כך.,לבן אדם קשה מאוד לומר "לא" ולוותר. אנחנו אוהבים להרגיש שיש לנו הרבה הזדמנויות, אנחנו לא אוהבים לוותר על משהו בצורה חדה מדי. דרך אגב, זה מסביר למה אנשים מעדיפים למלמל משהו בסגנון "לא נראה לי" ו"יתכן" במקום פשוט לומר "כן" או "לא".,אבל אנחנו חיים בעולם גלובאלי, עולם של אינטרנט, שפותח כמות בלתי מוגבלת של אפשרויות והזדמנויות. הפיתויים האלה מבלבלים אותנו, אנחנו נמשכים ליותר מדי דברים, ובסופו של דבר מרגישים עמוסים מדי.,בשלב הזה רוב האנשים מתחילים לחפש שיטת ניהול זמן קסומה שתאפשר להם לעשות את הכול, אף שאין לכך שום סיכוי, כי מספר השעות והכוחות הפיזיים והנפשיים שלנו מוגבלים ולא מותאמים לניצול כל ההזדמנויות של העולם הגדול.,בשלב מתקדם יותר האנשים שלא יודעים לומר "לא", שמרגישים צורך עז להספיק לעשות הכול, לבקר בכל מקום, להתנסות בכל חוויה, לקרוא כל ספר וכו', מגלים היטב את העולם הקודר של הדחיינות. הדחיינות לא פשוטה כפי שהיא נראית.,רבים חושבים שדחיינים כרוניים הם אנשים שמתעצלים לעשות את מה שהם צריכים לעשות ובגלל זה לא מספיקים לעשות כלום. בפועל, מדובר באנשים שבלי להיות מודעים לכך מחבלים בהשלמת המשימה שהם עצמם רצו כל כך. הדחיינים סובלים ומתייסרים, רוצים מאוד בהצלחת הפרויקט, אך פשוט לא מסוגלים לקום ולכת לבצע את המשימה.,,יש כמובן הרבה סוגים של דחיינות והסברים לתופעה הזאת, אך במקרה של ריבוי משימות, לרוב ההסבר הוא בכך שהמוח מנסה להתמודד עם העומס הבלתי סביר של דברים. המוח מנסה להקטין את כמות המשימות שהגוף דורש ממנו לעכל. במקרה הזה, הפחתה משמעותית של המשימות משפרת מאוד את יעילות העבודה.,יכולת לומר "לא" שמפחיתה את הדחיינות גם תורמת ליחסים עם אנשים אחרים. לעיתים קרובות האנשים פוחדים לומר "לא" כדי לא לפגוע באנשים אחרים ולא לריב אתם. בפועל, הם מתחייבים לעשות דברים שהם לא רוצים לעשות ושאין להם זמן לעשות אותם.,הם מחבלים בעשיה, עושים את הדברים ברשלנות, או לא מספיקים לעשות את הדברים שהם עצמם רצו, ואז הם כועסים על האנשים שכביכול הכריחו אותם לעשות דברים לטובתם.,כשאנשים מתחילים לומר "לא" הם כמובן נתקלים בהתחלה בתגובות שליליות והבעות אכזבה, אך באותם מקרים בהם הם אכן מתנדבים לעזור, הצד השני יכול להיות בטוח שזו תהיה עזרה כנה ואמתית. מילת "כן" אמתית אחת בסופו של דבר תורם יותר למוניטין מאשר עשרה "לא" מאולצים.