ב־1955 פרסם סיר סיריל נורת'קוט פארקינסון, היסטוריון וסאטיריקן בריטי, מאמר שהפך במהרה לעיקרון מפתח בניהול זמן. המאמר נפתח במשפט האלמותי: "עבודה מתרחבת כדי למלא את הזמן שהוקצה לה". כלומר, ככל שאנו מקצים משך זמן רב יותר למשימה כלשהי — כך היא, כמעט באופן בלתי נמנע, תתמלא בפרטים, דחיות ועיכובים עד שתצרוך את כל הזמן הזה.
פארקינסון שאב את ההשראה ממנגנונים בירוקרטיים בממשל הבריטי של המאה ה־20. הוא תיאר כיצד גם אם כמות העבודה לא משתנה — ארגונים נוטים להתנפח, והעבודה מתארכת באופן מלאכותי. כך לדוגמה, מחלקה ממשלתית שמטפלת באותו מספר של תיקים שנה אחר שנה, עשויה להתרחב פי שניים, פשוט משום שמוקצה לה יותר כוח אדם ויותר זמן. הוא קרא לזה בפשטות: "חוק ההתפשטות הבירוקרטית".
החוק נכון לא רק במוסדות ציבור, אלא גם בחיים האישיים. נניח שהוקצו לך שעתיים להכין מצגת פשוטה. הסבירות היא שתשקיע את כל השעתיים, גם אם בפועל היית יכול להכין אותה תוך חצי שעה. הזמן הפנוי מזמין אותך "לשייף", "ללטש", "לחשוב עוד קצת", ובמקרים מסוימים — פשוט לדחות את ההתחלה עד לרגע האחרון.
הדינמיקה הזו מוכרת גם בעולם האקדמיה: סטודנטים שמקבלים חודש לכתיבת עבודה, לרוב יתמודדו איתה באמת רק בימים האחרונים. העיכוב אינו נובע מעצלות אלא מהמבנה הפסיכולוגי של זמן בלתי תחום, שמרחיב את גודלה הנתפס של המשימה.
גם צבאות וצבאיות נתקלו בתופעה: בזמן מלחמת העולם השנייה, ציין פארקינסון, הלוגיסטיקה של הצי המלכותי הבריטי הלכה והתנפחה, גם כאשר מספר הספינות קטן. המערכת פשוט יצרה לעצמה עבודה.
ולהבדיל, את החוק ניתן לראות גם בזמן המוקצה ללימוד. כל מי שהקצה לעצמו שעה ללימוד הדף היומי יראה שאכן הלימוד לוקח שעה. לעומת זאת, כאשר הזמן יהיה 45 דקות, עדיין הדף יוכל להילמד באותה מסגרת זמן.
כיצד להתמודד?
אז איך מתמודדים עם החוק הזה? דרך אחת היא לקבוע לעצמך זמן מוקצב קצר מהנדרש — ולעבוד "בלחץ חיובי". לדוגמה: אם אתה חושב שמשימה תיקח שעתיים, קבע לה שעה. לא מתוך לחץ (תקבל את עצמך גם אם לא הספקת כמובן) אלא כדי למקד את המאמץ. שיטה נוספת היא שימוש בטכניקת פומודורו — עבודה בפרקי זמן קצרים של 25 דקות עם הפסקות קצובות. כך נמנעים מניפוח מיותר של הזמן.
חוק פארקינסון גם מחייב אותנו לשאול שאלות ניהוליות עמוקות יותר: האם כל הישיבת צוות בת שעתיים באמת נדרשת? האם דו"ח של עשרה עמודים לא היה יכול להיות מייל אחד? האם הפגישה שתוכננה לשלושת רבעי שעה — הייתה יכולה להתכנס לרבע שעה?
התשובות לשאלות האלה לא רק ישפרו את התפוקה, אלא גם ייצרו סביבת עבודה שפויה, ממוקדת, וחסרת בזבוזים. כי בעידן שבו הזמן הוא המשאב היקר ביותר — לחוק פארקינסון יש הרבה מה ללמד את כולנו.
0 תגובות