אני לא יודעת מה אתכם, אבל הבית שלי מוצף בניירת. מה לא עשיתי, קניתי מתקנים ממתקנים שונים, קלסרים, ניילוניות וכו', אבל אף פעם לא הצלחתי לארגן את הניירת הביתית בצורה יעילה.
וזה נורא, מדי פעם אני מוצאת תווי שי שעבר זמנם, זיכויים שנמחקו ואתם נמחק גם הכסף שהיו שווים, או דו"ח חנייה שנעלם בהררי הניירת ונמצא רק אחרי ששולם עליו קנס שמן, והכל בגלל חוסר הסדר בניירת הביתית. כמה פעמים כבר הבטחתי לעצמי לבדוק את החשבונית מהסופר, אבל כשאין בבית סדר מינימלי, אי אפשר להגיע לזה.
הכי גרועה הייתה הפעם ההיא, כשהייתי בדרך לשדה התעופה ובשער הגיא נזכרתי שהדרכון שלי מונח איפה שהוא בבית. חזרתי הביתה והעמדתי את כל בני הבית על הרגלים. בסוף הדרכון נמצא זרוק בספרייה ולמזלי הגעתי ברגע האחרון לטיסה. בדיוטי-פרי כמו שאתם בטח מנחשים, כבר לא הספקתי לבקר.
אירועים אלו ואחרים גרמו לי לצאת למסע יצירת חוק וסדר בכל הקשור לניירת בבית, אחרי חיפוש באתרים שונים קיבצתי לעצמי את כל הטיפים שיסדרו לכם את הניירת בבית, וינקו לכם את השולחן. כעת, במסגרת מדור 'צרכנות נבונה' אני מגישה לכם את תובנותיי מקווה שיהיו לכם לעזר.
1. לפח, לארון או לטיפול
למזלנו ישנה שאלה אחת אותה אנו יכולים לשאול את עצמינו כאשר אנו מקבלים מכתב או נייר כל שהוא - למה הוא מתאים? לפח, לתיק המסמכים או לטיפול? רוב מכריע של המסמכים שאני מכירה מתאימים לאחד משלושת האפשרויות האמורות.
כך מיד נתאים את המסמך/מכתב למקומו הטבעי. אנחנו לא מתכוונים לפתוח את המכתב? נשליך לסל וחסל, אין טעם לשמור את המכתבים למועד מאוחר יותר, לא פתחתם עכשיו ככל הנראה לא תפתחו גם בעוד חצי שנה.
קבלתם דו"ח, טופס מילוי פרטים שצריך להחזיר, שימו ב'טיפול'. וכמובן את המסמכים החשובים (תעודת לידה, פנקס חיסונים, תלושי משכורת וכדו') שבאמת צריך - מתיקים.
2. איך לתייק מסמכים ביעילות?
ראשית הצטיידו בתיקיות פוליגל לתיוק מסמכים (מחולקים בתוכם למחיצות) כמספר הנפשות במשפחה. ניילוניות, טוש סימון (ארטליין) ומספר קלסרי פלסטיק קשוח ברוחב גב-8.
אחת משיטות התיוק המומלצות היא שימוש בקלסרים, רצוי לבחור בקלסרים מפלסטיק עמיד - לא מקרטון. בתוך הקלסרים יש להכניס ניילוניות שקופות, ולתייק את הניילוניות לפי סדר הפוך מהסוף להתחלה, החדש ביותר יהיה בתחילת הקלסר. זכרו לתייג כל קלסר על פי תוכנו בצורה ברורה ובולטת.
ותרו על מגירות והרמוניקות, צורות תיוק אילו אינם אפקטיביות, המגשיות הללו (מכל הסוגים והמינים) מתמלאות, והן כעין פתרון ביניים שאינו פתרון אמיתי. בסופו של דבר נאלץ לתייק את המסמכים שבמגירות ובמגשיות בתוך תיק מסמכים או קלסר מסודר. כך שאנו יוצרים לעצמינו עבודה כפולה.
3. היפטרו מקערת הניירות במטבח
תופעה נפוצה בבתים היא 'קערת הניירות' במטבח או בסלון, היפטרו ממנה. כל פעם שמגיע מכתב אנו זורקים אותו בקערת הניירות מה שהופך ללא אסטתי וגורם לכך שמלאכת התיוק תהיה מייגעת.
במקום 'קערת נירות' יחדו מגירה קטנה (בכדי שלא תתמלא בהררי נייר) שתהיה 'תחנת ביניים' עד לתיוק המסמכים או הטיפול בהם.
כאמור, חשוב שיהיה לכל ילד, קלסר או תיקייה בה יאוכסנו כל המסמכים הרלוונטיים לגביו - מסמכים רפואיים, פנקס חיסונים, קבלות, אישור רישום למוסדות וכדו' וכמובן את המזכרות החשובות לילד (עבודות יצירה וכדו').
4. השתמשו בדואר האלקטרוני
מומלץ לעבור לקבלת חשבונות באמצעות הדואר האלקטרוני. יותר ויותר גורמים מוסדיים מאפשרים קבלת הדיווחים החודשיים במייל – חברות הסלולר, כבלים/לוויין, כרטיסי אשראי ועוד. מעבר לעובדה כי מדובר על צעד קטן לטובת איכות הסביבה – חשבו על כך, שמדובר בהרבה פחות דואר נכנס שיש לטפל בו וכמובן, פחות מסמכים לתייק.
5. איך לתייק במחשב
במקביל לתיוק הניירת והמסמכים המגיעים בדואר, הקפידו לשמור על ארגון גם במחשב שלכם. הקפדה על שיוך מסמכים לספריות מתאימות והגדרה נכונה של תיקיות ותת תיקיות תקל עליכם לאחזר מידע ולמצוא מסמכים החשובים לכם. גם במחשב, כמו בתיוקים של ניירת, חשוב שהתיקיות יהיו אינטואיטיביות מספיק על מנת שתוכלו לאתר את מבוקשכם בקלות.
נסו לאפיין את סוגי המסמכים השמורים אצלכם במחשב לפי נושאים (תכתובת שוטפת, תמונות, בית, ברכות, כספים, ילדים, חו"ל וכו'). פתחו תיקייה עבור כל נושא ודאגו ששם התיקייה יהיה מובן וברור ויזכיר לכם תמיד מה סוגי המסמכים השמורים בתוכה.
מומלץ לפתוח תיקייה לכל ילד, שם תוכלו לשמור חומר רלוונטי עבור הילדים ובגילאים מאוחרים יותר, יוכלו הילדים בעצמם להשתמש בתיקיות שלהם.